關于標書制作的方方面面

大家都明白

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所以，我們必須保證標書制作過程

萬無一失

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標書制作，從入門到精通

01投標報名&招標文件購買

招標文件購買：詳細閱讀招標文件規(guī)定的報名方式、報名所需提供的資料及報名費用，并準備報名所需的資料及報名費用，注意報名截止日期。 

報名方式分為：現(xiàn)場報名或傳真報名（詳見各招標文件具體要求）。

現(xiàn)場報名：需攜帶報名所需的資質(zhì)文件及報名費用到指定地點進行報名。報完名后，向招標代理機構(gòu)索取招標文件和發(fā)票或收據(jù)。 
傳真報名：需將招標文件要求的資質(zhì)文件、報名函及報名費用匯款憑證傳真至招標文件指定的傳真號碼，傳真后打電話確認招標代理機構(gòu)是否收到并索取招標文件。 

報名常用資質(zhì)文件包括但不限于：
法人代表授權委托書、 投標單位三證、報名費用繳納憑證或現(xiàn)金、報名函

報名時間：如果時間允許，應在報名截止最后一天報名，前期報名材料需準備好。

02報名費&保證金繳納

報名費用繳納方式：現(xiàn)金繳納或銀行轉(zhuǎn)賬。 
現(xiàn)金繳納：需要委托代理人攜帶招標文件規(guī)定的報名費用到招標文件要求的指定地點進行現(xiàn)場繳納并索取發(fā)票或收據(jù)。
銀行轉(zhuǎn)賬：標明招標編號及用途，將匯款憑證傳真至招標代理機構(gòu)，并打電話確認。 

投標保證金繳納方式：銀行轉(zhuǎn)賬或電匯、現(xiàn)金繳納、銀行匯票等形式。（具體操作需嚴格按照招標文件要求執(zhí)行）
保證金不能及時到賬而錯過時間廢標。
匯款完成后內(nèi)應打電話咨詢招標機構(gòu)是否保證金已到賬 。
保證金匯款回單必須掃描交給制作標書人員，并按招標文件要求密封 。

03閱讀分析標書

技術人員和商務人員分工，認真閱讀招標文件2-3遍，對招標文件個別條款不明確的，應及時與招標機構(gòu)溝通，標示出重點部分及必須提供的材料，最好建立個備忘表（有些材料必須得提供，否則會導致廢標）。

 思考以下問題：

1、招標人是哪個單位？
2、哪些是控標點？ 
3、報價有哪些要求？
4、哪些材料需要及時處理？
5、判斷是哪種品牌的標的？
6、是否需要尋求合作伙伴？
7、我們的競爭對手有哪些？
8、是否需要廠家授權？
9、哪些要求我司達不到？
10、裝訂密封、份數(shù)要求
11、業(yè)績要求（合同）、財務報表？
 …………

04制作標書

一般標書的結(jié)構(gòu)分為： (1)商務部分 (2)技術部分 (3)報價部分 （但招標文件特殊要求格式除外）

商務部分： 

一般包括投標人說明、廠家介紹、業(yè)績、合同、產(chǎn)品授權書、法人授權書、三證、資格證書、交貨期、付款方式、售后服務、承諾書、商務偏離表、商務應答、備品備件專用工具清單等，要嚴格按照標書內(nèi)容要求及順序編寫。

注

意

1、成功案例要將主要業(yè)績（案例圖片）放在突出位置，黑體 

2、資質(zhì)文件檢查有效性，避免放錯文件或者放入過期文件 

3、廠家授權先掃描后原件寄送投標單位，注意快遞時間。 

4、業(yè)績合同注意合同金額、時間是否要體現(xiàn)，原則上體現(xiàn)高價。

事

項

技術部分： 

包括投標設備技術說明、圖紙設計、技術參數(shù)、產(chǎn)品配置、技術規(guī)格偏離表，技術力量簡介、安裝施工方案、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品簡介、產(chǎn)品彩頁等等，要嚴格按照標書內(nèi)容要求及順序編寫。

注

意

1、抓重點，不必要太詳細，要有針對性介紹，根據(jù)招標要求是否要提供產(chǎn)品彩頁、截圖界面。 

2、對我方的優(yōu)點和長處一定要表述清楚并放到突出位置，一般情況下，放在技術部分的前部，以提升產(chǎn)品形象。 

3、審核產(chǎn)品技術參數(shù)、技術性能的表述是否滿足招標方的技術要求。 

4、審核技術差異表的編排內(nèi)容是否合理準確，有無遺漏或者多余的。 

5、審核技術部分編排順序是否符合招標方的要求及其是否合理。  

6、審核有無多余或者不足的文件需要剔除和補充。

事

項

關于技術偏離表：

1、偏離說明：正偏離、負偏離、無偏離；

2、如投標產(chǎn)品的技術指標優(yōu)于招標要求即為正偏離，反之為負偏離，符合招標要求即為無偏離；

3、要完全響應或者超越其要求，絕對不能填寫滿足不了的參數(shù)，一定要讓參數(shù)相對應，不可串行；

4、多寫正偏離，換種語言文字描述，寫明投標產(chǎn)品的技術參數(shù)特點、產(chǎn)品優(yōu)勢；

5、正偏離描述要加粗或用其它醒目符號★▲。

報價部分：

1、一定要有：報價一覽表(總價）、分項報價表；

2、報價表中設備名稱、品牌、型號、數(shù)量、參數(shù)等是否與招投標文件一致；

3、大小寫是否正確同時、數(shù)目是否相符；

4、注意報價表中貨幣單位前后一致 ，是否安裝招標文件要求；

5、格式一定要和招標方要求的格式一樣；

6、要多打印幾份空白報價備用。

05標書目錄編排

初次目標編排：根據(jù)招標文件的要求，初步編寫投標文件目錄；為了方便收集投標書的資料。對評分點、控標點、優(yōu)勢應在初步目錄中標注，其目的為了讓標書制作者重視該部分文檔。

后期編排：按事先擬定好的投標文件目錄，對正文內(nèi)容的標題設置為標題1、標題2、標題3、標題4等，然后自動生成投標文件的目錄，對目錄設置大小字體格式、行間距等。

注

意

1、日期：一般寫從購買標書日起至投標當日，其它日期不行。 

2、每一級標題之后需落款，投標單位、投標代表、日期（根據(jù)招標文件和排版美觀而定） 

3、需要投標代表簽字和法人代表簽字的，不能用印刷體 

4、對于是掃描文件的，需插入“與原件一致”字樣 

5、對于有手寫處、投標單位名稱、“與原件一致”需蓋公章 

6、有蓋章的掃描件圖片需設置灰白 

7、在制作標書過程中要時刻保存，文件命名清楚明了

事

項

目錄盡量做到詳細明了，便于評標者迅速查找關鍵點，若要提交電子版的投標文件，需設置好目錄索引。

06編輯技巧

制作標書常用的內(nèi)容：

在標書制作前，對于標書內(nèi)容常要填空的名稱（如公司名稱、投標人、日期、投標項目、項目編號等）單獨提供制作一個文件（格式與投標文件要求格式一致），這樣可實現(xiàn)快速復制，提高效率且可以保證所有的制作日期時間顯示均一樣。

如：

圖文混合排版注意事項：

圖片插入后不要用襯于文字上方、下方、文字中間（特別是低版本的word）等這樣的格式。如真的需要這樣操作，可以利用表格，將圖片插入表格所需要的位置，再將表格的邊線設為無即可。

如：

投標文件格式參考：

標書編輯中常用的word快捷鍵：

07標書交叉檢查

1、在標書電子版制作完成后，讓參與人員進行交叉檢查，對錯誤的地方進行指正修改，并通報各個組員以防重復出現(xiàn)錯誤；

2、正本制作正副本內(nèi)容一致，正本是整個招標的依據(jù)，所以要審慎再三，方可打印；

3、字體、格式是否統(tǒng)一；

4、審查報價產(chǎn)品名細是否符合招標產(chǎn)品需求名細（包括產(chǎn)品型號和數(shù)量），分項（分包）報價是否符合和正確，這點一定要仔細查對； 

5、審查報價表中的分報價和總報價的計算、大小寫是否正確，報價表、投標一覽表、投標函中的報價大小寫是否一致，進行仔細核對和校對； 

6、審查開標文件書寫格式是否與招標方的要求一致； 

7、互審過的文檔要重命名，例如**11，**22，**最終；

8、各個文檔要詳細命名，并存放清楚。

08標書打印&裝訂

1、打印標書，按招標文件要求打印標書正本、副本、封面，封條，報價一般在公司打印即可。 

2、需檢查排版是否有錯亂，確認后才可打印； 

3、錯誤的紙質(zhì)文檔應帶回公司作廢處理； 

4、圖片需彩打，其他文本黑白即可； 

5、認真核對有無缺頁、夾頁、順序顛倒、頁面倒轉(zhuǎn)現(xiàn)象； 

6、對于大項目需打印一份給投標代表使用；

7、打印后需及時徹底刪除文檔；

8、按照招標文件要求和實際情況，進行打孔裝訂或膠裝。

09標書簽字&蓋章

1、需簽字處：含授權書法人代表、投標代表簽字 

注

意

1、根據(jù)招標文件要求蓋章 

2、公章需蓋正清晰，若一個不明顯，需重新再蓋一個，且兩個不能重疊一起 

3、在密封條上蓋章盡量一半在密封條上一半在密封袋上

事

項

2、需蓋章處： 騎縫章、封面、封條、報價表、投標單位名稱、“與原件一致”、簽字處

10標書最后審查

1、審查是否有漏簽字、漏蓋章處 

2、招標文件要求的文檔資料是否有放齊全 

3、是否需要將原件、彩頁放入標書中 

4、標書中是否有其它未發(fā)現(xiàn)的錯誤

11標書文件密封

1、按招標文件要求將正本、副本、報價文件單獨密封文件進行單獨封裝，在文件袋封面和“于***時之前不得啟封處”等加蓋公章。 

2、若需要提交電子文檔，將和正本一起封裝。 

3、如有條件的話可以單獨制作一個投標專用箱將所有文件裝在一起，既方便又美觀。 

4、封口：在未得到項目負責人或投標代表同意的前提下，投標文件封口不得密封。應貼好雙面膠及蓋好騎縫章后預留封口，由投標代表整理后自行密封

12開標前準備

1、查詢登記：開標時間、開標地點、招標機構(gòu)聯(lián)系人、聯(lián)系電話、乘車路線、交通方式、乘車時間 

2、整理收集：招標文件、投標文件明細清單及招標文件規(guī)定其他在開標前需要提交的資料

3、資料如下：包括但不限于：投標代表人身份證原件及復印件加蓋公章、報名函證明、投標保證金繳納憑證加蓋公章或現(xiàn)金、彩頁、代理證書、合同原件、公章（若可以）、印盒、文具等

13開標現(xiàn)場

1、記錄開標情況，如各投標單位名稱、數(shù)量、投標產(chǎn)品、投標價格、投標代表、評分排名、預中標單位等 

2、可與其他投標單位交流，但不透入對公司不利的事情，特別是本次投標價格 

3、記錄招標單位負責人、評委、關鍵人 

4、平常多鍛煉，精彩的講標，注意講標時間（5-10分），把評分關鍵點和把投標產(chǎn)品的優(yōu)勢重點描述

14常見專家提問問題整理

1、你們產(chǎn)品有什么優(yōu)勢？ 

2、你們產(chǎn)品在哪里有什么成功案例？ 

3、你們廠家實力怎么樣？ 

4、你們的產(chǎn)品太貴了？ 

5、其他投標單位都降了￥，你降多少？ 

6、你們有贈送其他什么設備嗎？ 

7、你們售后服務是怎么樣的？ …………

15標后的整理、跟進工作

1、如果沒有確定投標結(jié)果，應及時向領導匯報，后期應及時跟蹤。 

2、如果中標，及時向領導匯報，感謝評標專家，跟蹤到項目簽訂內(nèi)部合同為止。 

3、如果落標，分析落標原因，填寫到標書登記表中。 

4、標公告公示期滿后，辦理中標通知書領取、投標保證金退還、中標單位中標服務費繳納、合同簽訂等跟進工作。具體辦理應與招標機構(gòu)溝通。

16標書文件資料逐項檢查表