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標書制作——從入門到精通

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人氣:-發(fā)表時間:2019-06-04 16:55【

關于標書制作的方方面面

大家都明白


所以,我們必須保證標書制作過程

萬無一失

標書制作,從入門到精通

01投標報名&招標文件購買

招標文件購買:詳細閱讀招標文件規(guī)定的報名方式、報名所需提供的資料及報名費用,并準備報名所需的資料及報名費用,注意報名截止日期。 

報名方式分為:現(xiàn)場報名或傳真報名(詳見各招標文件具體要求)。

現(xiàn)場報名:需攜帶報名所需的資質(zhì)文件及報名費用到指定地點進行報名。報完名后,向招標代理機構(gòu)索取招標文件和發(fā)票或收據(jù)。 
傳真報名:需將招標文件要求的資質(zhì)文件、報名函及報名費用匯款憑證傳真至招標文件指定的傳真號碼,傳真后打電話確認招標代理機構(gòu)是否收到并索取招標文件。 

報名常用資質(zhì)文件包括但不限于:
法人代表授權委托書、 投標單位三證、報名費用繳納憑證或現(xiàn)金、報名函

報名時間:如果時間允許,應在報名截止最后一天報名,前期報名材料需準備好。

02報名費&保證金繳納

報名費用繳納方式:現(xiàn)金繳納或銀行轉(zhuǎn)賬。 
現(xiàn)金繳納:需要委托代理人攜帶招標文件規(guī)定的報名費用到招標文件要求的指定地點進行現(xiàn)場繳納并索取發(fā)票或收據(jù)。
銀行轉(zhuǎn)賬:標明招標編號及用途,將匯款憑證傳真至招標代理機構(gòu),并打電話確認。 

投標保證金繳納方式:銀行轉(zhuǎn)賬或電匯、現(xiàn)金繳納、銀行匯票等形式。(具體操作需嚴格按照招標文件要求執(zhí)行)
保證金不能及時到賬而錯過時間廢標。
匯款完成后內(nèi)應打電話咨詢招標機構(gòu)是否保證金已到賬 。
保證金匯款回單必須掃描交給制作標書人員,并按招標文件要求密封 。

03閱讀分析標書

技術人員和商務人員分工,認真閱讀招標文件2-3遍,對招標文件個別條款不明確的,應及時與招標機構(gòu)溝通,標示出重點部分及必須提供的材料,最好建立個備忘表(有些材料必須得提供,否則會導致廢標)。

 思考以下問題:

1、招標人是哪個單位?
2、哪些是控標點? 
3、報價有哪些要求?
4、哪些材料需要及時處理?
5、判斷是哪種品牌的標的?
6、是否需要尋求合作伙伴?
7、我們的競爭對手有哪些?
8、是否需要廠家授權?
9、哪些要求我司達不到?
10、裝訂密封、份數(shù)要求
11、業(yè)績要求(合同)、財務報表?
 …………

04制作標書

一般標書的結(jié)構(gòu)分為: (1)商務部分 (2)技術部分 (3)報價部分 (但招標文件特殊要求格式除外)

商務部分: 

一般包括投標人說明、廠家介紹、業(yè)績、合同、產(chǎn)品授權書、法人授權書、三證、資格證書、交貨期、付款方式、售后服務、承諾書、商務偏離表、商務應答、備品備件專用工具清單等,要嚴格按照標書內(nèi)容要求及順序編寫。

1、成功案例要將主要業(yè)績(案例圖片)放在突出位置,黑體 

2、資質(zhì)文件檢查有效性,避免放錯文件或者放入過期文件 

3、廠家授權先掃描后原件寄送投標單位,注意快遞時間。 

4、業(yè)績合同注意合同金額、時間是否要體現(xiàn),原則上體現(xiàn)高價。

技術部分: 

包括投標設備技術說明、圖紙設計、技術參數(shù)、產(chǎn)品配置、技術規(guī)格偏離表,技術力量簡介、安裝施工方案、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品簡介、產(chǎn)品彩頁等等,要嚴格按照標書內(nèi)容要求及順序編寫。

1、抓重點,不必要太詳細,要有針對性介紹,根據(jù)招標要求是否要提供產(chǎn)品彩頁、截圖界面。 

2、對我方的優(yōu)點和長處一定要表述清楚并放到突出位置,一般情況下,放在技術部分的前部,以提升產(chǎn)品形象。 

3、審核產(chǎn)品技術參數(shù)、技術性能的表述是否滿足招標方的技術要求。 

4、審核技術差異表的編排內(nèi)容是否合理準確,有無遺漏或者多余的。 

5、審核技術部分編排順序是否符合招標方的要求及其是否合理。  

6、審核有無多余或者不足的文件需要剔除和補充。

關于技術偏離表:

1、偏離說明:正偏離、負偏離、無偏離;

2、如投標產(chǎn)品的技術指標優(yōu)于招標要求即為正偏離,反之為負偏離,符合招標要求即為無偏離;

3、要完全響應或者超越其要求,絕對不能填寫滿足不了的參數(shù),一定要讓參數(shù)相對應,不可串行;

4、多寫正偏離,換種語言文字描述,寫明投標產(chǎn)品的技術參數(shù)特點、產(chǎn)品優(yōu)勢;

5、正偏離描述要加粗或用其它醒目符號★▲。

報價部分:

1、一定要有:報價一覽表(總價)、分項報價表;

2、報價表中設備名稱、品牌、型號、數(shù)量、參數(shù)等是否與招投標文件一致;

3、大小寫是否正確同時、數(shù)目是否相符;

4、注意報價表中貨幣單位前后一致 ,是否安裝招標文件要求;

5、格式一定要和招標方要求的格式一樣;

6、要多打印幾份空白報價備用。

05標書目錄編排

初次目標編排:根據(jù)招標文件的要求,初步編寫投標文件目錄;為了方便收集投標書的資料。對評分點、控標點、優(yōu)勢應在初步目錄中標注,其目的為了讓標書制作者重視該部分文檔。

后期編排:按事先擬定好的投標文件目錄,對正文內(nèi)容的標題設置為標題1、標題2、標題3、標題4等,然后自動生成投標文件的目錄,對目錄設置大小字體格式、行間距等。

1、日期:一般寫從購買標書日起至投標當日,其它日期不行。 

2、每一級標題之后需落款,投標單位、投標代表、日期(根據(jù)招標文件和排版美觀而定) 

3、需要投標代表簽字和法人代表簽字的,不能用印刷體 

4、對于是掃描文件的,需插入“與原件一致”字樣 

5、對于有手寫處、投標單位名稱、“與原件一致”需蓋公章 

6、有蓋章的掃描件圖片需設置灰白 

7、在制作標書過程中要時刻保存,文件命名清楚明了

目錄盡量做到詳細明了,便于評標者迅速查找關鍵點,若要提交電子版的投標文件,需設置好目錄索引。

06編輯技巧

制作標書常用的內(nèi)容:

在標書制作前,對于標書內(nèi)容常要填空的名稱(如公司名稱、投標人、日期、投標項目、項目編號等)單獨提供制作一個文件(格式與投標文件要求格式一致),這樣可實現(xiàn)快速復制,提高效率且可以保證所有的制作日期時間顯示均一樣。

如:


圖文混合排版注意事項:

圖片插入后不要用襯于文字上方、下方、文字中間(特別是低版本的word)等這樣的格式。如真的需要這樣操作,可以利用表格,將圖片插入表格所需要的位置,再將表格的邊線設為無即可。

如:


投標文件格式參考:


標書編輯中常用的word快捷鍵:


07標書交叉檢查

1、在標書電子版制作完成后,讓參與人員進行交叉檢查,對錯誤的地方進行指正修改,并通報各個組員以防重復出現(xiàn)錯誤;

2、正本制作正副本內(nèi)容一致,正本是整個招標的依據(jù),所以要審慎再三,方可打印;

3、字體、格式是否統(tǒng)一;

4、審查報價產(chǎn)品名細是否符合招標產(chǎn)品需求名細(包括產(chǎn)品型號和數(shù)量),分項(分包)報價是否符合和正確,這點一定要仔細查對; 

5、審查報價表中的分報價和總報價的計算、大小寫是否正確,報價表、投標一覽表、投標函中的報價大小寫是否一致,進行仔細核對和校對; 

6、審查開標文件書寫格式是否與招標方的要求一致; 

7、互審過的文檔要重命名,例如**11,**22,**最終;

8、各個文檔要詳細命名,并存放清楚。

08標書打印&裝訂

1、打印標書,按招標文件要求打印標書正本、副本、封面,封條,報價一般在公司打印即可。 

2、需檢查排版是否有錯亂,確認后才可打印; 

3、錯誤的紙質(zhì)文檔應帶回公司作廢處理; 

4、圖片需彩打,其他文本黑白即可; 

5、認真核對有無缺頁、夾頁、順序顛倒、頁面倒轉(zhuǎn)現(xiàn)象; 

6、對于大項目需打印一份給投標代表使用;

7、打印后需及時徹底刪除文檔;

8、按照招標文件要求和實際情況,進行打孔裝訂或膠裝。

09標書簽字&蓋章

1、需簽字處:含授權書法人代表、投標代表簽字 

1、根據(jù)招標文件要求蓋章 

2、公章需蓋正清晰,若一個不明顯,需重新再蓋一個,且兩個不能重疊一起 

3、在密封條上蓋章盡量一半在密封條上一半在密封袋上

2、需蓋章處: 騎縫章、封面、封條、報價表、投標單位名稱、“與原件一致”、簽字處

10標書最后審查

1、審查是否有漏簽字、漏蓋章處 

2、招標文件要求的文檔資料是否有放齊全 

3、是否需要將原件、彩頁放入標書中 

4、標書中是否有其它未發(fā)現(xiàn)的錯誤

11標書文件密封

1、按招標文件要求將正本、副本、報價文件單獨密封文件進行單獨封裝,在文件袋封面和“于***時之前不得啟封處”等加蓋公章。 

2、若需要提交電子文檔,將和正本一起封裝。 

3、如有條件的話可以單獨制作一個投標專用箱將所有文件裝在一起,既方便又美觀。 

4、封口:在未得到項目負責人或投標代表同意的前提下,投標文件封口不得密封。應貼好雙面膠及蓋好騎縫章后預留封口,由投標代表整理后自行密封

12開標前準備

1、查詢登記:開標時間、開標地點、招標機構(gòu)聯(lián)系人、聯(lián)系電話、乘車路線、交通方式、乘車時間 

2、整理收集:招標文件、投標文件明細清單及招標文件規(guī)定其他在開標前需要提交的資料

3、資料如下:包括但不限于:投標代表人身份證原件及復印件加蓋公章、報名函證明、投標保證金繳納憑證加蓋公章或現(xiàn)金、彩頁、代理證書、合同原件、公章(若可以)、印盒、文具等

13開標現(xiàn)場

1、記錄開標情況,如各投標單位名稱、數(shù)量、投標產(chǎn)品、投標價格、投標代表、評分排名、預中標單位等 

2、可與其他投標單位交流,但不透入對公司不利的事情,特別是本次投標價格 

3、記錄招標單位負責人、評委、關鍵人 

4、平常多鍛煉,精彩的講標,注意講標時間(5-10分),把評分關鍵點和把投標產(chǎn)品的優(yōu)勢重點描述

14常見專家提問問題整理

1、你們產(chǎn)品有什么優(yōu)勢? 

2、你們產(chǎn)品在哪里有什么成功案例? 

3、你們廠家實力怎么樣? 

4、你們的產(chǎn)品太貴了? 

5、其他投標單位都降了¥,你降多少? 

6、你們有贈送其他什么設備嗎? 

7、你們售后服務是怎么樣的? …………

15標后的整理、跟進工作

1、如果沒有確定投標結(jié)果,應及時向領導匯報,后期應及時跟蹤。 

2、如果中標,及時向領導匯報,感謝評標專家,跟蹤到項目簽訂內(nèi)部合同為止。 

3、如果落標,分析落標原因,填寫到標書登記表中。 

4、標公告公示期滿后,辦理中標通知書領取、投標保證金退還、中標單位中標服務費繳納、合同簽訂等跟進工作。具體辦理應與招標機構(gòu)溝通。

16標書文件資料逐項檢查表


此文關鍵字:冉宇資訊

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